Les invitations sont envoyées par e-mail et donnent au destinataire un rôle dans votre espace de travail une fois qu'il l'accepte. Vous devez avoir le rôle Propriétaire ou Administrateur pour en envoyer une.
Avant de commencer
- Vous devez être le Propriétaire de l'espace de travail ou un Administrateur. Les Éditeurs et les Membres ne peuvent pas inviter.
- Un Administrateur peut inviter des personnes en tant qu'Éditeur ou Membre. Seul le Propriétaire peut inviter un Administrateur.
- Votre forfait limite le nombre de personnes que l'espace de travail peut contenir, et les invitations en attente comptent dans cette limite. Le forfait gratuit ne peut contenir que le propriétaire, donc un espace de travail gratuit ne peut inviter personne. La limite est vérifiée à nouveau lorsque l'invitation est acceptée, donc une rétrogradation après l'envoi peut empêcher quelqu'un de rejoindre. Voir Limites d'utilisation.
Envoyer une invitation
- Ouvrez le sélecteur d'espace de travail et choisissez Gérer les espaces de travail, puis ouvrez votre espace de travail et sélectionnez Membres.
- Choisissez Inviter un membre.
- Entrez leur Adresse e-mail.
- Choisissez un Rôle dans l'espace de travail. Voir Rôles et autorisations pour ce que chacun permet.
- Choisissez Envoyer l'invitation.
Ils reçoivent un e-mail, et l'invitation apparaît sous Invitations en attente jusqu'à ce qu'ils agissent.
Les invitations expirent après 7 jours. Une invitation expirée ne peut pas être acceptée ; envoyez-en une nouvelle.
Accepter une invitation
Bon à savoir, car l'e-mail n'est pas un lien d'acceptation en un clic et c'est là que les invitations bloquent.
- Le bouton Voir votre invitation de l'e-mail ouvre la page Invitations dans le tableau de bord Universally.
- Si le destinataire n'a pas de compte, il en crée un en utilisant la même adresse e-mail à laquelle l'invitation a été envoyée. Les invitations sont mises en correspondance par adresse e-mail, donc un compte sous une adresse différente ne la verra jamais.
- Sur Invitations, ils choisissent Accepter ou Refuser.
L'inscription ne permet pas de rejoindre un espace de travail à elle seule, donc un nouvel utilisateur qui a créé son compte doit encore faire cette dernière étape.
Inviter quelqu'un à un projet unique
Cela se fait à partir du projet, et non de la boîte de dialogue Inviter un membre de l'espace de travail, qui n'a que Adresse e-mail et Rôle dans l'espace de travail.
Ouvrez le projet, choisissez Membres du projet, et invitez-les là : cette boîte de dialogue demande Adresse e-mail et Rôle dans le projet, et ajoutez-les à l'espace de travail en tant que Membre avec le rôle du projet en plus.
Pour quelqu'un qui est déjà dans l'espace de travail, sa ligne sur cet écran porte Ajouter un rôle de projet, puis Changer de rôle et Supprimer la substitution une fois qu'une est définie.
Rappelez-vous qu'un rôle de projet ne fait qu'augmenter l'accès. Inviter un Administrateur et lui attribuer un rôle inférieur sur un projet ne le restreint pas. Voir Rôles et autorisations.
Ce que vous voyez après l'envoi
Invitations en attente répertorie les invitations sur lesquelles personne n'a encore agi. Cette liste raconte toute l'histoire : une invitation la quitte au moment où elle est acceptée, refusée ou révoquée, il n'y a donc pas d'historique des invitations passées à lire.
| Ce qui s'est passé | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Toujours en attente | la ligne sous Invitations en attente, valable 7 jours |
| Accepté | la ligne disparaît et la personne apparaît dans la liste des membres |
| Refusé | la ligne disparaît. Envoyez une nouvelle invitation si c'était une erreur |
| Vous l'avez révoquée | l'invitation est supprimée et son lien cesse de fonctionner |
| 7 jours se sont écoulés | elle ne peut plus être acceptée, envoyez-en donc une nouvelle |
Révoquer une invitation
Sous Invitations en attente, choisissez Révoquer l'invitation sur la ligne. L'invitation est supprimée et cesse de fonctionner immédiatement. Les propriétaires et les administrateurs peuvent le faire ; personne d'autre ne le peut.
Supprimer un membre
- Ouvrez Membres pour l'espace de travail.
- Choisissez Supprimer le membre sur sa ligne.
Supprimer quelqu'un met fin immédiatement à son accès à tous les projets de l'espace de travail.
Un administrateur ne peut pas supprimer un autre administrateur. Seul le propriétaire le peut. Le propriétaire ne peut pas être supprimé du tout.
Changer le rôle d'un membre
Choisissez Changer le rôle sur sa ligne, définissez le nouveau Rôle dans l'espace de travail dans la boîte de dialogue Changer le rôle du membre, et choisissez Mettre à jour le rôle. Cela prend effet lors de leur prochaine demande. Les règles sur qui peut changer qui sont dans Rôles et autorisations.