Einladungen werden per E-Mail versendet und geben dem Empfänger nach Annahme eine Rolle in Ihrem Workspace. Sie benötigen die Rolle „Besitzer“ oder „Administrator“, um eine zu senden.
Bevor Sie beginnen
- Sie müssen der Besitzer oder ein Administrator des Workspaces sein. Editoren und Mitglieder können keine Einladungen senden.
- Ein Administrator kann Personen als Editor oder Mitglied einladen. Nur der Besitzer kann einen Administrator einladen.
- Ihr Plan begrenzt die Anzahl der Personen, die der Workspace aufnehmen kann, und ausstehende Einladungen zählen zu dieser Begrenzung. Der kostenlose Plan bietet nur Platz für den Besitzer allein, sodass ein kostenloser Workspace niemanden einladen kann. Die Begrenzung wird erneut geprüft, wenn die Einladung angenommen wird. Ein Downgrade nach dem Senden kann also verhindern, dass jemand beitritt. Siehe Nutzungsbeschränkungen.
Einladung senden
- Öffnen Sie den Workspace-Umschalter und wählen Sie Workspaces verwalten, öffnen Sie dann Ihren Workspace und wählen Sie Mitglieder.
- Wählen Sie Mitglied einladen.
- Geben Sie deren E-Mail-Adresse ein.
- Wählen Sie eine Workspace-Rolle. In Rollen und Berechtigungen erfahren Sie, was die einzelnen Rollen erlauben.
- Wählen Sie Einladung senden.
Der Empfänger erhält eine E-Mail, und die Einladung erscheint unter Ausstehende Einladungen, bis er darauf reagiert.
Einladungen verfallen nach 7 Tagen. Eine abgelaufene Einladung kann nicht angenommen werden; senden Sie eine neue.
Eine Einladung annehmen
Gut zu wissen, denn die E-Mail ist kein Ein-Klick-Akzeptanzlink und hier stocken die Einladungen.
- Die Schaltfläche Einladung anzeigen in der E-Mail öffnet die Seite Einladungen im Universally-Dashboard.
- Wenn der Empfänger kein Konto hat, erstellt er eines unter Verwendung derselben E-Mail-Adresse, an die die Einladung gesendet wurde. Einladungen werden anhand der E-Mail-Adresse zugeordnet. Ein Konto unter einer anderen Adresse wird sie niemals sehen.
- Unter Einladungen wählt er Akzeptieren oder Ablehnen.
Die Registrierung allein reicht nicht aus, um einem Workspace beizutreten. Ein neuer Benutzer, der sein Konto erstellt hat, muss diesen letzten Schritt noch ausführen.
Jemanden zu einem einzelnen Projekt einladen
Dies geschieht über das Projekt, nicht über den Dialog Mitglied einladen des Workspaces, der nur E-Mail-Adresse und Workspace-Rolle enthält.
Öffnen Sie das Projekt, wählen Sie Projektmitglieder und laden Sie sie dort ein: Dieser Dialog fragt nach E-Mail-Adresse und Projektrolle und fügt sie als Mitglied zum Workspace hinzu, mit der Projektrolle als Zusatz.
Für jemanden, der bereits im Workspace ist, gibt es in dieser Ansicht die Option Projektrolle hinzufügen, dann Rolle ändern und Berechtigungsüberschreibung entfernen, sobald eine festgelegt wurde.
Denken Sie daran, dass eine Projektrolle den Zugriff immer nur erhöht. Das Einladen eines Administrators und die Zuweisung einer niedrigeren Rolle für ein Projekt schränkt ihn nicht ein. Siehe Rollen und Berechtigungen.
Was Sie nach dem Senden sehen
Ausstehende Einladungen listet Einladungen auf, auf die noch niemand reagiert hat. Diese Liste ist die ganze Geschichte: Eine Einladung verlässt sie in dem Moment, in dem sie angenommen, abgelehnt oder widerrufen wird, sodass es keine Historie vergangener Einladungen zum Lesen gibt.
| Was passiert ist | Was Sie sehen |
|---|---|
| Wartet noch | die Zeile unter Ausstehende Einladungen, gültig für 7 Tage |
| Angenommen | die Zeile verschwindet und die Person erscheint in der Mitgliederliste |
| Abgelehnt | die Zeile verschwindet. Senden Sie eine neue Einladung, falls dies ein Fehler war |
| Sie haben sie widerrufen | die Einladung wird gelöscht und ihr Link funktioniert nicht mehr |
| 7 Tage sind vergangen | sie kann nicht mehr angenommen werden, also senden Sie eine neue |
Eine Einladung widerrufen
Wählen Sie unter Ausstehende Einladungen in der Zeile Einladung widerrufen. Die Einladung wird gelöscht und funktioniert sofort nicht mehr. Besitzer und Administratoren können dies tun; niemand sonst.
Ein Mitglied entfernen
- Öffnen Sie Mitglieder für den Arbeitsbereich.
- Wählen Sie in ihrer Zeile Mitglied entfernen.
Das Entfernen einer Person beendet sofort ihren Zugriff auf jedes Projekt im Arbeitsbereich.
Ein Administrator kann keinen anderen Administrator entfernen. Nur der Besitzer kann das. Der Besitzer kann überhaupt nicht entfernt werden.
Die Rolle eines Mitglieds ändern
Wählen Sie in ihrer Zeile Rolle ändern, legen Sie die neue Arbeitsbereichsrolle im Dialog Mitgliedrolle ändern fest und wählen Sie Rolle aktualisieren. Dies wird bei ihrer nächsten Anfrage wirksam. Die Regeln, wer wen ändern darf, finden Sie unter Rollen und Berechtigungen.